SECRETAIRE MEDICAL - PÔLE INTER ÉTABLISSEMENT ADDICTOLOGIE - H/F - Centre Hospitalier Charles Perrens

Le CH CHARLES PERRENS recherche dès que possible un/e Secrétaire Médicale pour son pole ADICCOLOGIE en CDD 6 mois, à temps plein.

Mission générale du poste :

Assurer les activités de secrétariat dans le cadre du PIE-A (guichet unique), ainsi que dans ces différentes composantes au sein de la filière ambulatoire du CHCP.

Activités principales :        

• Accueil physique et téléphonique de la structure, prise de rendez-vous et orientation,

• Gestion, traitement et suivi des courriers, dossiers et documents médicaux,

• Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux,

• Saisie et suivi de l'activité médicale y compris celle des diagnostics,

• Saisie et suivi des tableaux d'indicateurs, de statistiques,

• Classement et diffusion de façon méthodique et pertinente des informations,

• Gestion et suivi des dossiers patients informatisés,

• Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues,

• Contribution à la délivrance de renseignements d’ordre général, dans son domaine de compétence,

• Participation à la démarche qualité,

• Mise en œuvre des procédures de gestion,

• Organisation et alimentation des bases de données interne et hospitalière,

• S’assurer du respect et de l’application des différents règlements et procédures en lien avec son secteur d’activités et en vigueur au PIE A,

Diplôme et/ou qualification :

 • Bac Sciences Médico-Sociales

• Diplôme de Secrétariat Médico-Social

Connaissances :

• Principaux logiciels (Word, Excel, P. Point, Libre Office, Hôpital Manager, Dxcare, Planification des RDZ….)

• Bureautique, Intranet/Internet

• Dactylographie

• Connaissances détaillées du vocabulaire médical

• Connaissances juridiques : réglementation, droit des usagers et des patients

• Connaissance des protocoles et procédures internes aux deux établissements CHCP/ CHU

Savoir être :

• Respecter la confidentialité

• Respecter le secret professionnel

• Accueillir et orienter de façon bienveillante, scrupuleuse et neutre les personnes et les patients/usagers

• Coopérer avec l'ensemble des acteurs du service (médicaux, paramédicaux, socio-éducatifs…)

• Communiquer (partage et diffusion des informations)

• Rigueur et sens des responsabilités

• Inscription dans des démarches de réflexion et de formation

Savoir-faire :

• Avoir des capacités d'organisation, de coordination, et d’anticipation

• Savoir prendre des notes et faire des comptes rendus

• Faire preuve d'esprit d'initiative et de disponibilité

• S'inscrire dans les démarches institutionnelles (ex : Démarche qualité, évaluation interne et externe (CSAPA))

Compétences requises

• Notions de base des techniques de communication orale et écrite

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

• Capacité à synthétiser une information complexe

• Capacité à gérer et/ou créer un système rationnel de classification

• Capacité à rédiger et à mettre en page correctement un document électronique

• Planifier son activité en articulation avec ses collègues en lien avec l’encadrement

• Travailler en équipe.

• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service.

Spécificités du poste :

• Journée continue de 7h45 heures – Horaires 9h15 / 17 h du lundi au vendredi

• Entretien annuel d'évaluation conduit par le responsable de filière

• Guichet téléphonique unique avec une antenne sur chaque site et le positionnement d’une AMA.